Algunos procedimientos de auditoría a aplicar para la detección de posible fraude en inventarios en el curso de revisiones regulares son la verificación de que:
- Existan instrucciones escritas y detalladas sobre la manipulación de inventarios. Que tales procedimientos den adecuada consideración a la ubicación y forma de ubicar los inventarios en el depósito
- Los procedimientos de operación de inventarios describan con claridad cómo deben identificarse y describirse los inventarios para su adecuado almacenamiento
- Esté definido un mecanismo de conteo para cada elemento de inventario (conteo, peso)
- Exista un apropiado mecanismo para la realización de conteos físicos de inventario. Por caso, el uso de tarjetas pre numeradas de conteo, para dificultar su reemplazo posterior
- Exista un control sobre la numeración de tarjetas usadas en cada conteo físico, así como sobre las anuladas
- Existan adecuados procedimientos para evitar:
- El doble conteo
- El ¨relleno¨ de cajas vacías o sólo parcialmente completas, para impedir que se las cuente como completas
- Procedimientos se aplican en relación con los inventarios obsoletos y/o dañados?
- Para determinar su condición
- Para segregarlos físicamente del resto
- Para decidir sobre su disposición final
- ¿Existen conteos independientes? ¿Se practican dobles conteos por diferentes personas para validar la veracidad de los conteos físicos?
- ¿Existen procedimientos apropiados para segregar material que no es de propiedad de la organización, tales como mercaderías en consignación?
- ¿Existen, recíprocamente, controles para asegurar la registración y conteo de mercaderías que no están en el depósito, pero son de propiedad de la empresa? (Por ejemplo, mercaderías en reparación, consignación, depósitos de terceros, etc.)
- ¿Se realiza un apropiado control sobre los movimientos de mercaderías durante los conteos físicos de inventarios?
- ¿Se practican adecuadas averiguaciones sobre los motivos de los faltantes antes de proceder a su ajuste en la contabilidad?
- ¿Se cuenta físicamente la mercadería EN TODOS LOS DEPÓSITOS AL MISMO TIEMPO?
- ¿Existen y se aplican procedimientos específicos para el conteo de productos de registración atípica? (por ejemplo, los que se registran por peso)
- ¿Cómo se identifica y registra el inventario en proceso de elaboración?
- ¿Cómo se determina el grado de avance para el cómputo de unidades equivalentes?
Como hemos mencionado, algunos de estos procedimientos de control, especialmente los referidos a uso de tarjetas pre numeradas de conteo de inventarios y su control, no son relevantes cuando existen turnos para la custodia de inventarios. Y todos ellos deben ser considerados en el contexto de control interno en que opera la organización de que se trate.
